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当院の電話対応について

こんばんは.

明日から当院の電話の運用法が変わるのでこの場にてお知らせしますね.

Ethos Vet Clinicでは開院当初から自動音声案内(IVR)を導入しています.

開院当初は患者様も少ないので電話に出られないということはないのですが,途中で導入すると混乱を招くことが容易に想像できたため,開院当初から採用しています.

3月31日までは救急(1番)とお問い合わせ(4番)についてはその場で院内へ電話を転送していましたが,利用しているシステムの仕様上それができなくなってしまいました.

そのため4月1日からは救急とお問い合わせにつきましては,当該番号を押した後に電話をお切りいただき,当院から専用の携帯にて折返し発信することにしました.

通常は院内で急患の心肺蘇生処置でもしていない限りはすぐに折り返し連絡できると思います.一度着信があると番号は分かると思いますが,あくまで折返し発信専用ですので直接お電話頂いても対応はしかねますのでご了承下さい.非通知で折り返すと電話に出られない方もいるのでこのような対応となっています.お問い合わせは一旦050-1807-2303へかけていただくか,LINEにてお願いします.

050で始まるIVRを採用する利点としては①プッシュした番号のログが残る点(相手が電話してきた理由が分かる)②複数件同時に着信応答が可能な点(何件同時にかけても話し中にならない)③電話以外でも対応可能な要件を振り分けられる点(ネットやLINEで出来ること(人)はやってもらう)④スタッフの負担減(電話対応中は会計や調剤が止まる)⑤診療時間外専用のガイダンス設定ができ,融通が効く点⑥業者からの電話営業対策(従来の固定電話だと,業者からの電話営業対応中は当院に電話が繋がりません)⑦これらすべての情報が通知され,自宅や外出先でも確認できる点です.固定電話の縛りがないことは本当に便利です.

窓口が電話しかないと電話が集中し,病院業務が滞ります.結果不利益を被るのは来院されている患者様です.そうなりにくいように当院では予約サイト,IVR,LINEという窓口を用意し,来院された患者様が不必要に待たされることのない環境を整えています.

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